Trello: เครื่องมือจัดการงานแบบ Kanban ฟรีสำหรับธุรกิจเริ่มต้น

จัดระเบียบงาน ติดตามความคืบหน้า และทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยบอร์ด Kanban ที่ใช้งานง่าย

1. ทำความเข้าใจ Trello

Trello คืออะไร?

• นิยาม: เครื่องมือจัดการงานและโปรเจกต์แบบ Kanban ที่ใช้งานง่าย ช่วยให้คุณจัดระเบียบงานในรูปแบบบอร์ดที่มองเห็นได้ชัดเจน
• ความสามารถหลัก:
  • จัดการงานด้วยบอร์ด ลิสต์ และการ์ด
  • ติดตามความคืบหน้าของงานด้วยการลากและวาง
  • ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
  • ปรับแต่งด้วยฉลาก สี และรายละเอียดต่างๆ
  • เชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นๆ
• ข้อดี: มีแพ็กเกจฟรีที่ครอบคลุมความต้องการพื้นฐาน ใช้งานง่าย และเรียนรู้ได้รวดเร็ว

ทำไมต้องใช้ Trello?

• ความเรียบง่าย: อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน เรียนรู้ได้ภายในไม่กี่นาที
• การมองเห็น: เห็นภาพรวมของงานทั้งหมดในบอร์ดเดียว
• ความยืดหยุ่น: ปรับใช้ได้กับหลากหลายประเภทงานและโปรเจกต์
• ทำงานร่วมกัน: หลายคนสามารถทำงานบนบอร์ดเดียวกันได้พร้อมกัน
• ประหยัด: เริ่มต้นใช้งานได้ฟรี ไม่ต้องลงทุนในซอฟต์แวร์ราคาแพง
• เข้าถึงได้ทุกที่: ใช้งานได้ทั้งบนเว็บและแอปพลิเคชันมือถือ

2. เปรียบเทียบ Trello กับเครื่องมืออื่น

Trello vs Asana

Trello vs Notion

Trello vs Airtable

3. ฟีเจอร์ฟรีของ Trello

ข้อมูลแพ็กเกจฟรี

• จำนวนบอร์ด: 10 บอร์ด
• จำนวนสมาชิก: ไม่จำกัด
• จำนวนการ์ด: ไม่จำกัด
• จำนวนลิสต์: ไม่จำกัด
• ขนาดไฟล์แนบ: สูงสุด 10MB ต่อไฟล์
• Power-Ups: 1 Power-Up ต่อบอร์ด
• Automations: 250 การทำงานอัตโนมัติต่อเดือน

องค์ประกอบพื้นฐานของ Trello

• บอร์ด (Boards):

  • พื้นที่ทำงานหลักสำหรับโปรเจกต์หรือหัวข้อ
  • ปรับแต่งพื้นหลังและการตั้งค่าได้
  • แชร์กับสมาชิกในทีมได้

• ลิสต์ (Lists):

  • คอลัมน์ที่แบ่งงานตามสถานะหรือหมวดหมู่
  • เช่น “ต้องทำ”, “กำลังทำ”, “เสร็จแล้ว”
  • สามารถเพิ่ม ลบ หรือจัดลำดับใหม่ได้

• การ์ด (Cards):

  • งานหรือรายการย่อยในแต่ละลิสต์
  • เพิ่มรายละเอียด ความคิดเห็น และไฟล์แนบได้
  • ลากและวางระหว่างลิสต์เพื่ออัพเดทสถานะ

ฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน

• การเชิญสมาชิก:

  • เชิญสมาชิกเข้าร่วมบอร์ดได้ไม่จำกัด
  • กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ (Admin, Normal, Observer)
  • แชร์บอร์ดกับทั้งทีมหรือเฉพาะบุคคล

• การแจ้งเตือน:

  • รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในการ์ดที่ติดตาม
  • แจ้งเตือนผ่านอีเมล แอป หรือเว็บไซต์
  • ปรับแต่งการตั้งค่าการแจ้งเตือนได้

• การแสดงความคิดเห็น:

  • แสดงความคิดเห็นในการ์ด
  • แท็กสมาชิกด้วย @ เพื่อดึงความสนใจ
  • แนบไฟล์หรือลิงก์ในความคิดเห็น

Power-Ups ฟรีที่น่าสนใจ

• Calendar: แสดงการ์ดในรูปแบบปฏิทิน
• Card Aging: การ์ดจะดูเก่าลงเมื่อไม่มีการอัพเดท
• Voting: ให้สมาชิกโหวตการ์ดที่สำคัญ
• Custom Fields: เพิ่มฟิลด์กำหนดเองในการ์ด
• Map: แสดงตำแหน่งที่ตั้งบนแผนที่
• GitHub: เชื่อมต่อกับ GitHub repositories
• Google Drive: แนบไฟล์จาก Google Drive

4. การเริ่มต้นใช้งาน Trello

ขั้นตอนการสร้างบัญชีและบอร์ดแรก

1. สร้างบัญชี Trello

   • ไปที่ trello.com และคลิก “Sign up”
   • กรอกอีเมลและรหัสผ่าน หรือลงทะเบียนผ่าน Google, Microsoft, Apple, หรือ Slack
   • ยืนยันอีเมลของคุณ

2. สร้างบอร์ดแรก

   • คลิก “Create new board” บนหน้าแรก
   • ตั้งชื่อบอร์ดให้สื่อความหมาย
   • เลือกพื้นหลังหรือสีที่ต้องการ
   • เลือกความเป็นส่วนตัว (Private, Workspace, Public)

3. ตั้งค่าลิสต์เริ่มต้น

   • สร้างลิสต์พื้นฐาน เช่น “To Do”, “Doing”, “Done”
   • หรือเลือกใช้เทมเพลตที่มีให้
   • คลิก “Add another list” เพื่อเพิ่มลิสต์ใหม่

4. เพิ่มการ์ดแรก

   • คลิก “Add a card” ด้านล่างของลิสต์
   • พิมพ์ชื่อการ์ดและกด Enter
   • คลิกที่การ์ดเพื่อเพิ่มรายละเอียด คำอธิบาย หรือไฟล์แนบ

5. เชิญสมาชิกทีม

   • คลิก “Share” ที่มุมขวาบน
   • ป้อนอีเมลของสมาชิกที่ต้องการเชิญ
   • หรือคัดลอกลิงก์เชิญและส่งให้ทีม

การใช้งานเทมเพลต

Trello มีเทมเพลตมากมายที่ช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว:

1. เทมเพลตยอดนิยมสำหรับธุรกิจเริ่มต้น:

   • Simple Project Board: บอร์ดโปรเจกต์พื้นฐาน
   • Kanban Template: การจัดการงานแบบ Kanban มาตรฐาน
   • Remote Team Hub: สำหรับทีมที่ทำงานระยะไกล
   • Content Calendar: วางแผนและจัดการคอนเทนต์
   • Product Roadmap: วางแผนการพัฒนาผลิตภัณฑ์

2. วิธีใช้เทมเพลต:

   • คลิก “Create new board” บนหน้าแรก
   • เลือก “Start with a template”
   • เลือกหมวดหมู่และเทมเพลตที่ต้องการ
   • ปรับแต่งตามความต้องการของคุณ

3. การปรับแต่งเทมเพลต:

   • แก้ไขชื่อลิสต์และการ์ดให้ตรงกับความต้องการ
   • เพิ่มหรือลบลิสต์ตามความเหมาะสม
   • ปรับแต่งฉลากและสีให้เข้ากับโปรเจกต์ของคุณ
   • เพิ่ม Power-Up ที่จำเป็นสำหรับการทำงาน

5. การใช้งานฟีเจอร์หลักของ Trello

การจัดการการ์ด

1. การสร้างและแก้ไขการ์ด:

   • คลิก “Add a card” ด้านล่างของลิสต์
   • คลิกที่การ์ดเพื่อเปิดและแก้ไขรายละเอียด
   • เพิ่มคำอธิบาย ความคิดเห็น และไฟล์แนบ
   • ปิดการ์ดโดยคลิกที่พื้นที่ว่างหรือกด Esc

2. การเพิ่มรายละเอียดในการ์ด:

   • คำอธิบาย: เพิ่มรายละเอียดของงาน
   • Checklist: สร้างรายการย่อยที่ต้องทำ
   • วันครบกำหนด: กำหนดวันที่ต้องเสร็จ
   • ฉลาก: เพิ่มฉลากสีเพื่อจัดหมวดหมู่
   • สมาชิก: มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม
   • ไฟล์แนบ: แนบไฟล์หรือลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

3. การใช้ Checklist:

   • คลิก “Checklist” ในการ์ด
   • ตั้งชื่อ Checklist และเพิ่มรายการ
   • ทำเครื่องหมายเมื่อเสร็จแต่ละรายการ
   • ติดตามความคืบหน้าด้วยแถบความคืบหน้า

การจัดการลิสต์และบอร์ด

1. การจัดการลิสต์:

   • เพิ่มลิสต์ใหม่โดยคลิก “Add another list”
   • เปลี่ยนชื่อลิสต์โดยคลิกที่ชื่อ
   • ย้ายลิสต์โดยลากและวาง
   • จัดเก็บลิสต์โดยคลิก “…” > “Archive this list”

2. การปรับแต่งบอร์ด:

   • เปลี่ยนพื้นหลังโดยคลิก “Show menu” > “Change background”
   • จัดการสมาชิกโดยคลิก “Share”
   • ตั้งค่าการแจ้งเตือนโดยคลิก “Show menu” > “Settings”
   • สร้างฉลากใหม่โดยคลิก “Show menu” > “Labels”

3. การใช้ฟิลเตอร์และการค้นหา:

   • คลิก “Filter” เพื่อกรองการ์ดตามฉลาก สมาชิก หรือวันครบกำหนด
   • ใช้ช่องค้นหาเพื่อค้นหาการ์ดที่ต้องการ
   • บันทึกฟิลเตอร์ที่ใช้บ่อยเพื่อใช้ซ้ำ

การใช้ Power-Ups

1. การเพิ่ม Power-Up:

   • คลิก “Power-Ups” ที่เมนูด้านขวา
   • เลือก Power-Up ที่ต้องการจากรายการ
   • คลิก “Add” เพื่อเพิ่มเข้าบอร์ด
   • ตั้งค่าตามคำแนะนำ

2. Power-Ups ยอดนิยม:

   • Calendar: ดูการ์ดในรูปแบบปฏิทิน
   • Card Repeater: สร้างการ์ดซ้ำตามกำหนดเวลา
   • Custom Fields: เพิ่มฟิลด์กำหนดเองในการ์ด
   • Card Aging: การ์ดจะดูเก่าลงเมื่อไม่มีการอัพเดท
   • Voting: ให้สมาชิกโหวตการ์ดที่สำคัญ

3. ข้อจำกัดในแพ็กเกจฟรี:

   • ใช้ได้ 1 Power-Up ต่อบอร์ด
   • เลือก Power-Up ที่มีประโยชน์ที่สุดสำหรับบอร์ดนั้นๆ
   • พิจารณาใช้ Power-Up ที่แตกต่างกันในแต่ละบอร์ด

6. การใช้ Automations ในแพ็กเกจฟรี

การตั้งค่า Automations พื้นฐาน

1. เข้าถึง Automations:

   • คลิก “Automation” ที่เมนูด้านขวา
   • หรือคลิก “Rules” ใต้ชื่อบอร์ด
   • เลือก “Create rule” เพื่อสร้างกฎใหม่

2. องค์ประกอบของ Automation:

   • Trigger: เหตุการณ์ที่ทำให้ Automation ทำงาน
   • Condition: เงื่อนไขเพิ่มเติม (ถ้ามี)
   • Action: การกระทำที่จะเกิดขึ้นเมื่อ Trigger ทำงาน

3. ข้อจำกัดในแพ็กเกจฟรี:

   • 250 การทำงานอัตโนมัติต่อเดือน
   • ใช้ได้กับทุกบอร์ดในบัญชี
   • ติดตามการใช้งานได้ในส่วน “Usage” ของ Automation

ตัวอย่าง Automations ที่มีประโยชน์

1. การแจ้งเตือนวันครบกำหนด:

   • Trigger: เมื่อวันครบกำหนดใกล้เข้ามา
   • Action: ส่งการแจ้งเตือนให้สมาชิกที่รับผิดชอบ
   • ประโยชน์: ป้องกันการลืมงานสำคัญ

2. การย้ายการ์ดอัตโนมัติ:

   • Trigger: เมื่อ Checklist เสร็จสมบูรณ์
   • Action: ย้ายการ์ดไปยังลิสต์ “Done”
   • ประโยชน์: อัพเดทสถานะงานโดยอัตโนมัติ

3. การมอบหมายงานอัตโนมัติ:

   • Trigger: เมื่อมีการเพิ่มการ์ดในลิสต์ที่กำหนด
   • Action: มอบหมายให้สมาชิกที่ระบุไว้
   • ประโยชน์: กระจายงานอย่างสม่ำเสมอ

4. การเพิ่มฉลากอัตโนมัติ:

   • Trigger: เมื่อมีคำสำคัญในชื่อการ์ด
   • Action: เพิ่มฉลากที่เกี่ยวข้อง
   • ประโยชน์: จัดหมวดหมู่งานโดยอัตโนมัติ

การใช้ Butler Commands

1. Butler คืออะไร:

   • เครื่องมือ Automation ในตัวของ Trello
   • ใช้คำสั่งเพื่อสร้าง Automation แบบกำหนดเอง
   • ทำงานได้ทั้งระดับการ์ด ลิสต์ และบอร์ด

2. ตัวอย่าง Butler Commands:

   • เมื่อย้ายการ์ดไปยังลิสต์ “Done” ให้เพิ่มฉลาก “Completed” และกำหนดวันที่เสร็จ
   • ทุกวันจันทร์ สร้างการ์ด “Weekly Meeting” ในลิสต์ “To Do”
   • เมื่อเพิ่มฉลาก “Urgent” ให้กำหนดวันครบกำหนดเป็นพรุ่งนี้

3. การสร้าง Butler Command:

   • คลิก “Automation” > “Create button”
   • เลือกเงื่อนไขและการกระทำ
   • บันทึกและใช้งาน

7. การใช้ Trello สำหรับธุรกิจเริ่มต้น

การจัดการโปรเจกต์

1. การสร้างโครงสร้างบอร์ดโปรเจกต์:

   • ลิสต์ “Backlog”: งานที่รอดำเนินการ
   • ลิสต์ “To Do”: งานที่ต้องทำในรอบปัจจุบัน
   • ลิสต์ “In Progress”: งานที่กำลังดำเนินการ
   • ลิสต์ “Review”: งานที่รอตรวจสอบ
   • ลิสต์ “Done”: งานที่เสร็จสมบูรณ์

2. การติดตามความคืบหน้า:

   • ใช้ Checklist เพื่อแบ่งงานใหญ่เป็นงานย่อย
   • กำหนดวันครบกำหนดและติดตามด้วยปฏิทิน
   • ใช้ฉลากเพื่อระบุความสำคัญหรือหมวดหมู่
   • มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม

3. การจัดการทรัพยากร:

   • ใช้ฉลากเพื่อระบุทรัพยากรที่ต้องใช้
   • แนบไฟล์หรือลิงก์ที่จำเป็นในการ์ด
   • ใช้ Custom Fields (ถ้ามี Power-Up) เพื่อติดตามงบประมาณหรือเวลา

การวางแผนการตลาดและคอนเทนต์

1. การสร้างปฏิทินคอนเทนต์:

   • ใช้ลิสต์แยกตามเดือนหรือสัปดาห์
   • สร้างการ์ดสำหรับแต่ละชิ้นคอนเทนต์
   • ใช้ฉลากเพื่อแยกประเภทคอนเทนต์ (บล็อก, โซเชียลมีเดีย, อีเมล)
   • ใช้ Power-Up Calendar เพื่อดูในรูปแบบปฏิทิน

2. การติดตามแคมเปญการตลาด:

   • สร้างลิสต์ตามขั้นตอนของแคมเปญ (วางแผน, ผลิต, เผยแพร่, วัดผล)
   • ใช้ Checklist เพื่อติดตามงานย่อยในแต่ละแคมเปญ
   • แนบไฟล์สื่อและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
   • ติดตามผลลัพธ์ด้วย Custom Fields หรือความคิดเห็น

3. การจัดการโซเชียลมีเดีย:

   • สร้างลิสต์แยกตามแพลตฟอร์ม (Facebook, Instagram, Twitter)
   • ใช้ฉลากสีเพื่อระบุสถานะ (ร่าง, อนุมัติแล้ว, โพสต์แล้ว)
   • กำหนดวันและเวลาโพสต์ด้วยวันครบกำหนด
   • แนบรูปภาพหรือลิงก์ที่จะใช้โพสต์

การจัดการลูกค้าและการขาย

1. การสร้าง CRM อย่างง่าย:

   • ลิสต์ตามขั้นตอนการขาย (Lead, Contact, Negotiation, Closed)
   • สร้างการ์ดสำหรับแต่ละลูกค้าหรือโอกาสการขาย
   • ใช้ Checklist เพื่อติดตามขั้นตอนการติดต่อ
   • ใช้ Custom Fields (ถ้ามี) เพื่อบันทึกมูลค่าการขาย

2. การติดตามคำสั่งซื้อ:

   • ลิสต์ตามสถานะคำสั่งซื้อ (รับออร์เดอร์, ชำระเงิน, จัดส่ง, เสร็จสมบูรณ์)
   • ใช้ฉลากเพื่อระบุความเร่งด่วนหรือประเภทสินค้า
   • แนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อหรือใบเสร็จ
   • ใช้ความคิดเห็นเพื่อบันทึกการสื่อสารกับลูกค้า

3. การจัดการข้อเสนอและใบเสนอราคา:

   • สร้างลิสต์ตามสถานะ (ร่าง, ส่งแล้ว, ตอบรับ, ปฏิเสธ)
   • แนบไฟล์ข้อเสนอหรือใบเสนอราคา
   • กำหนดวันหมดอายุด้วยวันครบกำหนด
   • ติดตามการติดต่อกลับด้วย Checklist

8. การทำงานร่วมกันใน Trello

การแชร์และการจัดการสิทธิ์

1. ระดับการแชร์:

   • Private: เฉพาะคุณและผู้ที่คุณเชิญเท่านั้น
   • Workspace Visible: สมาชิกใน Workspace สามารถเห็นได้
   • Public: ทุกคนที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงได้

2. ระดับสิทธิ์:

   • Admin: จัดการได้ทุกอย่าง รวมถึงการตั้งค่าและลบบอร์ด
   • Normal: แก้ไขการ์ด ลิสต์ และความคิดเห็นได้
   • Observer: ดูได้อย่างเดียว ไม่สามารถแก้ไข

3. วิธีแชร์บอร์ด:

   • คลิก “Share” ที่มุมขวาบน
   • ป้อนอีเมลของผู้ที่ต้องการแชร์
   • เลือกระดับสิทธิ์
   • หรือคัดลอกลิงก์และส่งให้ผู้อื่น

การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

1. การแก้ไขพร้อมกัน:

   • หลายคนสามารถทำงานบนบอร์ดเดียวกันได้พร้อมกัน
   • เห็นการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์
   • เห็นว่าใครกำลังดูการ์ดไหนอยู่

2. การแสดงความคิดเห็น:

   • คลิกที่การ์ดและเพิ่มความคิดเห็นในส่วน “Activity”
   • แท็กสมาชิกด้วย @ เพื่อแจ้งเตือน
   • แนบไฟล์หรือลิงก์ในความคิดเห็น

3. การติดตามการ์ด:

   • คลิก “Watch” ในการ์ดเพื่อรับการแจ้งเตือนทุกการเปลี่ยนแปลง
   • หรือเป็นสมาชิกในการ์ดโดยอัตโนมัติเมื่อถูกมอบหมาย
   • ปรับการตั้งค่าการแจ้งเตือนในโปรไฟล์

การสื่อสารในทีม

1. การใช้การ์ดเป็นศูนย์กลางการสนทนา:

   • รวมการสนทนาเกี่ยวกับงานไว้ในการ์ด
   • แนบเอกสารและลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
   • บันทึกการตัดสินใจและเหตุผล

2. การใช้ฉลากเพื่อสื่อสารสถานะ:

   • สร้างฉลากสีที่มีความหมายชัดเจน
   • เช่น “รอการตรวจสอบ”, “มีปัญหา”, “สำคัญ”
   • ทำให้ทุกคนเข้าใจสถานะงานได้ทันที

3. การสร้างการ์ดสำหรับการประชุม:

   • สร้างการ์ดสำหรับการประชุมแต่ละครั้ง
   • ใช้ Checklist เป็นวาระการประชุม
   • บันทึกการตัดสินใจและงานที่ต้องทำต่อในความคิดเห็น

9. เทคนิคการใช้ Trello ขั้นสูง

การใช้ฉลากอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ระบบฉลากที่มีประสิทธิภาพ:

   • ใช้สีที่มีความหมายชัดเจน (เช่น แดง = เร่งด่วน, เขียว = เสร็จแล้ว)
   • ตั้งชื่อฉลากให้สั้นและเข้าใจง่าย
   • จำกัดจำนวนฉลากให้น้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น

2. ประเภทของฉลาก:

   • ความสำคัญ: สูง, กลาง, ต่ำ
   • สถานะ: รอดำเนินการ, มีปัญหา, เสร็จแล้ว
   • ประเภท: การตลาด, การพัฒนา, การขาย
   • ความพยายาม: ง่าย, ปานกลาง, ยาก

3. การค้นหาด้วยฉลาก:

   • ใช้ฟิลเตอร์เพื่อแสดงเฉพาะการ์ดที่มีฉลากที่ต้องการ
   • ค้นหาการ์ดที่มีหลายฉลากพร้อมกัน
   • สร้างมุมมองที่กรองตามฉลากและบันทึกไว้

การใช้ Checklist อย่างมีประสิทธิภาพ

1. การสร้าง Checklist ที่มีประสิทธิภาพ:

   • แบ่งงานใหญ่เป็นขั้นตอนย่อยที่ชัดเจน
   • เรียงลำดับตามขั้นตอนการทำงาน
   • ใช้ภาษาที่กระชับและเข้าใจง่าย

2. เทคนิคการใช้ Checklist:

   • ใช้หลาย Checklist เพื่อแยกหมวดหมู่งานย่อย
   • คัดลอก Checklist จากการ์ดอื่นเพื่อใช้ซ้ำ
   • แปลง Checklist items เป็นการ์ดใหม่เมื่อต้องการรายละเอียดมากขึ้น

3. การติดตามความคืบหน้า:

   • ดูเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าของ Checklist
   • ใช้ Automation เพื่อย้ายการ์ดเมื่อ Checklist เสร็จสมบูรณ์
   • ซ่อน Checklist items ที่เสร็จแล้วเพื่อลดความรกรุงรัง

การใช้ Keyboard Shortcuts

1. Shortcuts พื้นฐาน:

   • ? : แสดงรายการ shortcuts ทั้งหมด
   • n : สร้างการ์ดใหม่
   • e : เปิดการแก้ไขการ์ดที่เลือก
   • c : เพิ่มสมาชิกในการ์ด
   • d : กำหนดวันครบกำหนด

2. Shortcuts สำหรับการจัดการการ์ด:

   • t : แก้ไขชื่อการ์ด
   • l : เพิ่มฉลาก
   • m : เพิ่ม/ลบตัวเองเป็นสมาชิกในการ์ด
   • space : เพิ่ม/ลบตัวเองเป็นสมาชิกในการ์ดที่เลือก
   • a : เปิด/ปิดการ์ดที่เลือก

3. Shortcuts สำหรับการนำทาง:

   • ←↑→↓ : เลื่อนระหว่างการ์ด
   • b : เปิดเมนูพื้นหลัง
   • f : เปิดการค้นหา
   • x : เปิด/ปิดฟิลเตอร์
   • / : ลำดับการ์ดตามฉลาก

10. การเชื่อมต่อ Trello กับเครื่องมืออื่น

การใช้ Trello กับ Google Workspace

1. การเชื่อมต่อกับ Google Drive:

   • เพิ่ม Power-Up Google Drive
   • แนบไฟล์จาก Google Drive ในการ์ด
   • สร้างไฟล์ Google Docs, Sheets, หรือ Slides ใหม่จากการ์ด
   • ดูและแก้ไขไฟล์โดยตรงจาก Trello

2. การเชื่อมต่อกับ Google Calendar:

   • เพิ่ม Power-Up Calendar
   • ซิงค์วันครบกำหนดกับ Google Calendar
   • ดูกำหนดการในรูปแบบปฏิทิน
   • รับการแจ้งเตือนจาก Google Calendar

3. การเชื่อมต่อกับ Gmail:

   • ใช้ Add-on Trello ใน Gmail
   • สร้างการ์ดจากอีเมล
   • แนบอีเมลในการ์ด
   • ติดตามการสื่อสารกับลูกค้าหรือทีม

การใช้ Trello กับ Zapier

1. การตั้งค่าการเชื่อมต่อ:

   • สร้างบัญชี Zapier และเชื่อมต่อกับ Trello
   • เลือก Trigger จาก Trello หรือแอปอื่น
   • เลือก Action ที่ต้องการให้เกิดขึ้น

2. ตัวอย่าง Zaps ที่มีประโยชน์:

   • เมื่อมีการกรอกฟอร์ม Google Forms → สร้างการ์ดใน Trello
   • เมื่อมีอีเมลใหม่ที่มีคำสำคัญ → สร้างการ์ดใน Trello
   • เมื่อมีการสร้างการ์ดใหม่ใน Trello → แจ้งเตือนใน Slack
   • เมื่อย้ายการ์ดไปยังลิสต์ “Done” → เพิ่มข้อมูลใน Google Sheets

3. ข้อจำกัดในแผนฟรีของ Zapier:

   • 100 Tasks ต่อเดือน
   • 5 Zaps ที่ทำงานพร้อมกัน
   • การอัพเดททุก 15 นาที (ไม่ใช่แบบเรียลไทม์)

การใช้ Trello API

1. ความสามารถของ API:

   • ดึงข้อมูลจาก Trello
   • สร้างและอัพเดทการ์ด บอร์ด และลิสต์
   • สร้างระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อน
   • เชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ของธุรกิจ

2. ตัวอย่างการใช้งาน API:

   • สร้างแดชบอร์ดแสดงข้อมูลจาก Trello
   • อัพเดท Trello จากระบบ CRM หรือ ERP
   • สร้างรายงานประจำวันหรือประจำสัปดาห์
   • สร้างระบบแจ้งเตือนที่กำหนดเอง

3. ทรัพยากรสำหรับนักพัฒนา:

   • Trello API Documentation
   • Trello Developer Guides
   • ไลบรารีสำหรับภาษาต่างๆ เช่น Node.js, Python, PHP

11. กรณีศึกษา: การใช้งานจริงของ Startup

กรณีศึกษา 1: ธุรกิจ E-commerce ขนาดเล็ก

• ความท้าทาย: ร้านค้าออนไลน์ขนาดเล็กต้องการระบบจัดการคำสั่งซื้อและสต็อกสินค้าที่ประหยัดและใช้งานง่าย
• การใช้ Trello:
  • สร้างบอร์ดสำหรับติดตามคำสั่งซื้อ แยกตามสถานะ
  • ใช้ฉลากเพื่อระบุช่องทางการสั่งซื้อและวิธีการชำระเงิน
  • ใช้ Checklist เพื่อติดตามขั้นตอนการจัดส่ง
  • ใช้ Power-Up Calendar เพื่อติดตามกำหนดส่ง
• ผลลัพธ์:
  • ลดความผิดพลาดในการจัดการคำสั่งซื้อลง 60%
  • ประหยัดเวลาในการติดตามสถานะคำสั่งซื้อ
  • ปรับปรุงการสื่อสารระหว่างฝ่ายขายและฝ่ายจัดส่ง

กรณีศึกษา 2: ฟรีแลนซ์นักออกแบบ

• ความท้าทาย: นักออกแบบฟรีแลนซ์ต้องการระบบจัดการโปรเจกต์และลูกค้าที่ไม่ซับซ้อน
• การใช้ Trello:
  • สร้างบอร์ดสำหรับแต่ละลูกค้าหรือโปรเจกต์ใหญ่
  • ใช้ลิสต์เพื่อติดตามขั้นตอนการทำงาน (Brief, Design, Feedback, Revisions, Complete)
  • ใช้ Checklist เพื่อติดตามความต้องการของลูกค้า
  • แนบไฟล์งานออกแบบและความคิดเห็นจากลูกค้า
• ผลลัพธ์:
  • จัดการโปรเจกต์หลายโปรเจกต์พร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • ลดการสื่อสารที่ผิดพลาดกับลูกค้า
  • มีประวัติการทำงานและความคิดเห็นที่ชัดเจน

กรณีศึกษา 3: สตาร์ทอัพด้านซอฟต์แวร์

• ความท้าทาย: ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ขนาดเล็กต้องการระบบจัดการงานที่ยืดหยุ่นและไม่ซับซ้อน
• การใช้ Trello:
  • ใช้บอร์ดแบบ Kanban สำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์
  • สร้างลิสต์ตามขั้นตอนการพัฒนา (Backlog, To Do, In Development, Testing, Done)
  • ใช้ฉลากเพื่อระบุประเภทงาน (Feature, Bug, Improvement)
  • ใช้ Power-Up GitHub เพื่อเชื่อมโยงกับโค้ด
• ผลลัพธ์:
  • เพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการพัฒนา
  • ลดเวลาในการประชุมติดตามความคืบหน้า
  • ปรับปรุงการวางแผนและการจัดลำดับความสำคัญของงาน

12. ข้อจำกัดของแพ็กเกจฟรีและการอัพเกรด

ข้อจำกัดของแพ็กเกจฟรี

1. ข้อจำกัดด้านบอร์ด:

   • จำกัด 10 บอร์ดต่อ Workspace
   • ไม่จำกัดจำนวนลิสต์และการ์ด
   • ไม่จำกัดจำนวนสมาชิก

2. ข้อจำกัดด้านฟีเจอร์:

   • 1 Power-Up ต่อบอร์ด
   • 250 การทำงานอัตโนมัติต่อเดือน
   • ไม่มี Advanced Checklists
   • ไม่มี Board Collections
   • ไม่มี Dashboard views

3. ข้อจำกัดด้านไฟล์:

   • ขนาดไฟล์แนบสูงสุด 10MB
   • ไม่มีการเชื่อมต่อกับ cloud storage แบบขั้นสูง

เมื่อไรควรพิจารณาอัพเกรด

1. สัญญาณที่ควรอัพเกรด:

   • จำนวนบอร์ดใกล้ถึงขีดจำกัด 10 บอร์ด
   • ต้องการใช้มากกว่า 1 Power-Up ต่อบอร์ด
   • ต้องการ Automations มากกว่า 250 ครั้งต่อเดือน
   • ต้องการฟีเจอร์ขั้นสูง เช่น Dashboard views หรือ Advanced Checklists

2. แผนที่มีให้เลือก:

   • Standard: $5/เดือน/ผู้ใช้ (เรียกเก็บรายปี)
   • Premium: $10/เดือน/ผู้ใช้ (เรียกเก็บรายปี)
   • Enterprise: $17.50/เดือน/ผู้ใช้ (เรียกเก็บรายปี)

3. ฟีเจอร์ที่ได้เพิ่มเมื่ออัพเกรด:

   • บอร์ดไม่จำกัด
   • Power-Ups ไม่จำกัด
   • Automations เพิ่มขึ้น (1,000 - ไม่จำกัด)
   • Advanced Checklists
   • Dashboard views
   • Templates ขั้นสูง
   • การควบคุมการเข้าถึงที่ละเอียดขึ้น

ทางเลือกอื่นเมื่อเติบโตขึ้น

1. ยังคงใช้ Trello แต่ปรับกลยุทธ์:

   • ลบบอร์ดที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว
   • รวมบอร์ดที่เกี่ยวข้องกันเข้าด้วยกัน
   • ใช้ Power-Up ที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
   • จัดลำดับความสำคัญของ Automations

2. ทางเลือกอื่นๆ:

   • Notion: ฟีเจอร์ที่หลากหลายกว่า รวมถึงฐานข้อมูลและเอกสาร
   • Asana: การจัดการโปรเจกต์ที่ซับซ้อนขึ้น
   • ClickUp: ฟีเจอร์ครบครันสำหรับการจัดการโปรเจกต์
   • Jira: สำหรับทีมพัฒนาซอฟต์แวร์โดยเฉพาะ

3. การโยกย้ายข้อมูล:

   • ส่งออกข้อมูลจาก Trello เป็น JSON
   • ใช้เครื่องมือการโยกย้ายที่มีให้ในแพลตฟอร์มปลายทาง
   • หรือใช้บริการเช่น Unito หรือ Zapier เพื่อซิงค์ข้อมูล

13. เทคนิคการใช้ Trello อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดระเบียบบอร์ด

1. โครงสร้างบอร์ดที่มีประสิทธิภาพ:

   • ตั้งชื่อลิสต์ให้ชัดเจนและสอดคล้องกัน
   • จัดลำดับลิสต์ตามขั้นตอนการทำงาน (จากซ้ายไปขวา)
   • จำกัดจำนวนการ์ดในแต่ละลิสต์เพื่อป้องกันความแออัด
   • ใช้ลิสต์ “Archive” แทนการลบการ์ดที่เสร็จแล้ว

2. การจัดการการ์ดจำนวนมาก:

   • ใช้ฉลากเพื่อจัดหมวดหมู่และกรองการ์ด
   • ใช้ฟิลเตอร์เพื่อแสดงเฉพาะการ์ดที่เกี่ยวข้อง
   • จัดเก็บการ์ดที่เสร็จแล้วเป็นประจำ
   • ใช้การค้นหาเพื่อหาการ์ดที่ต้องการอย่างรวดเร็ว

3. การใช้ Templates การ์ด:

   • สร้าง Templates สำหรับการ์ดที่ใช้บ่อย
   • รวม Checklists และรายละเอียดมาตรฐาน
   • ประหยัดเวลาในการสร้างการ์ดใหม่
   • รักษาความสอดคล้องของข้อมูล

การจัดการเวลาและการติดตาม

1. การใช้วันครบกำหนดอย่างมีประสิทธิภาพ:

   • กำหนดวันครบกำหนดที่เป็นจริงและชัดเจน
   • ตั้งการแจ้งเตือนล่วงหน้า
   • ใช้ Power-Up Calendar เพื่อดูภาพรวมของกำหนดการ
   • ติดตามการ์ดที่เลยกำหนดด้วยฟิลเตอร์

2. การติดตามเวลาที่ใช้:

   • ใช้ Power-Up Time Tracking (ถ้ามี)
   • หรือบันทึกเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดในความคิดเห็น
   • วิเคราะห์เวลาที่ใช้เพื่อปรับปรุงการประมาณการในอนาคต

3. การจัดลำดับความสำคัญ:

   • ใช้ฉลากเพื่อระบุความสำคัญ (สูง, กลาง, ต่ำ)
   • จัดลำดับการ์ดในลิสต์ตามความสำคัญ
   • ใช้ฟิลเตอร์เพื่อแสดงเฉพาะงานสำคัญ
   • ทบทวนและปรับลำดับความสำคัญเป็นประจำ

การใช้ Trello บนมือถือ

1. ประโยชน์ของแอป Trello บนมือถือ:

   • ติดตามงานได้ทุกที่ทุกเวลา
   • รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์
   • เพิ่มการ์ดและความคิดเห็นได้อย่างรวดเร็ว
   • ถ่ายรูปและแนบไฟล์โดยตรงจากมือถือ

2. เทคนิคการใช้งานบนมือถือ:

   • ใช้ widget บนหน้าจอหลักเพื่อเข้าถึงบอร์ดที่ใช้บ่อย
   • ใช้การแจ้งเตือนแบบ push เฉพาะที่สำคัญ
   • ดาวน์โหลดบอร์ดสำหรับใช้งานออฟไลน์
   • ใช้การสั่งงานด้วยเสียง (ในบางอุปกรณ์)

3. การซิงค์ระหว่างอุปกรณ์:

   • ข้อมูลซิงค์อัตโนมัติระหว่างเว็บและมือถือ
   • ทำงานบนอุปกรณ์ใดก็ได้โดยไม่สูญเสียข้อมูล
   • ใช้การแจ้งเตือนบนมือถือเมื่อไม่ได้อยู่หน้าคอมพิวเตอร์

14. กรณีศึกษา: การแก้ปัญหาทั่วไปด้วย Trello

การแก้ปัญหาการสื่อสารในทีม

1. ปัญหา: ข้อมูลกระจัดกระจาย การสื่อสารไม่ชัดเจน

   • วิธีแก้ด้วย Trello:
     • สร้างบอร์ด “Team Communication Hub”
     • ใช้ลิสต์แยกตามหัวข้อหรือโปรเจกต์
     • รวมข้อมูลสำคัญและการตัดสินใจไว้ในการ์ด
     • ใช้ความคิดเห็นเพื่อติดตามการสนทนา

2. ปัญหา: ไม่รู้ว่าใครทำอะไรอยู่

   • วิธีแก้ด้วย Trello:
     • มอบหมายสมาชิกให้กับทุกการ์ด
     • ใช้ฉลากเพื่อระบุสถานะงาน
     • สร้างลิสต์ “This Week” เพื่อแสดงงานปัจจุบัน
     • ใช้ Power-Up Calendar เพื่อดูภาพรวมของงาน

3. ปัญหา: การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ

   • วิธีแก้ด้วย Trello:
     • สร้างบอร์ดสำหรับการประชุม
     • ใช้ลิสต์ “Agenda” สำหรับหัวข้อที่จะพูดถึง
     • ใช้ลิสต์ “Action Items” สำหรับงานที่ต้องทำต่อ
     • บันทึกการตัดสินใจและความคิดเห็นในการ์ด

การแก้ปัญหาการจัดการเวลา

1. ปัญหา: งานเลยกำหนดส่งบ่อย

   • วิธีแก้ด้วย Trello:
     • กำหนดวันครบกำหนดที่ชัดเจนสำหรับทุกการ์ด
     • ตั้งการแจ้งเตือนล่วงหน้า
     • ใช้ Automation เพื่อแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนด
     • ใช้ฉลากสีแดงสำหรับงานที่มีความเสี่ยงจะเลยกำหนด

2. ปัญหา: การจัดลำดับความสำคัญของงาน

   • วิธีแก้ด้วย Trello:
     • ใช้ฉลากเพื่อระบุความสำคัญ (สูง, กลาง, ต่ำ)
     • จัดลำดับการ์ดในลิสต์ตามความสำคัญ
     • สร้างลิสต์ “Priority This Week” สำหรับงานสำคัญ
     • ทบทวนและปรับลำดับความสำคัญทุกสัปดาห์

3. ปัญหา: การทำหลายงานพร้อมกันมากเกินไป

   • วิธีแก้ด้วย Trello:
     • จำกัดจำนวนการ์ดในลิสต์ “Doing” (เช่น ไม่เกิน 3 การ์ด)
     • ใช้ฉลาก “Waiting” สำหรับงานที่รอปัจจัยภายนอก
     • เน้นการทำงานให้เสร็จก่อนเริ่มงานใหม่
     • ใช้ Automation เพื่อแจ้งเตือนเมื่อมีการ์ดใน “Doing” มากเกินไป

การแก้ปัญหาการติดตามความคืบหน้า

1. ปัญหา: ไม่เห็นภาพรวมของความคืบหน้า

   • วิธีแก้ด้วย Trello:
     • ใช้ Checklist เพื่อแสดงความคืบหน้าเป็นเปอร์เซ็นต์
     • สร้างลิสต์ตามขั้นตอนการทำงาน (0%, 25%, 50%, 75%, 100%)
     • ใช้ฉลากสีเพื่อแสดงสถานะ (เขียว = ตามกำหนด, เหลือง = มีความเสี่ยง, แดง = ล่าช้า)

2. ปัญหา: รายงานความคืบหน้าให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

   • วิธีแก้ด้วย Trello:
     • แชร์บอร์ดกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโหมด Observer
     • สร้างลิสต์ “Weekly Progress” สำหรับสรุปความคืบหน้า
     • ใช้ความคิดเห็นเพื่อบันทึกการอัพเดทประจำสัปดาห์
     • ใช้ Power-Up Calendar เพื่อแสดงไทม์ไลน์ของโปรเจกต์

3. ปัญหา: ไม่รู้ว่างานติดขัดที่ไหน

   • วิธีแก้ด้วย Trello:
     • สร้างลิสต์ “Blockers” สำหรับงานที่มีปัญหา
     • ใช้ฉลาก “Help Needed” เพื่อระบุว่าต้องการความช่วยเหลือ
     • บันทึกปัญหาและอุปสรรคในคำอธิบายการ์ด
     • มอบหมายผู้รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหา

15. สรุป: ทำไม Trello ถึงเหมาะกับธุรกิจเริ่มต้น

1. ความเรียบง่ายและใช้งานง่าย
   เรียนรู้ได้ภายในไม่กี่นาที ไม่ต้องมีทักษะทางเทคนิค ทำให้ทุกคนในทีมสามารถใช้งานได้ทันที

2. ประหยัดต้นทุน
   เริ่มต้นใช้งานได้ฟรี ไม่ต้องลงทุนในซอฟต์แวร์ราคาแพง เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีงบประมาณจำกัด

3. ความยืดหยุ่น
   ปรับใช้ได้กับหลากหลายประเภทงานและโปรเจกต์ ตั้งแต่การจัดการงานส่วนตัวไปจนถึงการบริหารทีม

4. การมองเห็นและความโปร่งใส
   เห็นภาพรวมของงานทั้งหมดในบอร์ดเดียว ทำให้ทุกคนรู้ว่าใครทำอะไรอยู่และงานคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว

5. การทำงานร่วมกัน
   ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและประสิทธิภาพ

“Trello เป็นเครื่องมือที่ลงตัวสำหรับธุรกิจเริ่มต้นที่ต้องการระบบจัดการงานที่ใช้งานง่าย มีประสิทธิภาพ และไม่มีค่าใช้จ่าย โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการเรียนรู้เครื่องมือที่ซับซ้อน ด้วยอินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่เข้าใจง่าย Trello ช่วยให้ทีมสามารถเริ่มต้นทำงานได้ทันทีและมุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญ: การทำให้งานเสร็จและธุรกิจเติบโต”

16. แหล่งเรียนรู้เพิ่มเติม

เอกสารและบทความ:

• Trello Help
• Trello Blog
• Trello Guides
• Trello Resources

คอมมูนิตี้:

• Trello Community
• Reddit r/trello
• Trello Facebook Group

เทมเพลตและทรัพยากร:

• Trello Templates
• Trello Inspiration
• Trello Webinars

เคล็ดลับ: Trello มีการอัพเดทฟีเจอร์ใหม่ๆ อยู่เสมอ ติดตาม Trello Blog และ Twitter เพื่อไม่พลาดฟีเจอร์ล่าสุดที่อาจช่วยให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น